Pendant longtemps, la gestion des ressources humaines était considérée comme une tâche chronophage et sans réelle valeur ajoutée. Il faut dire, qu’à ses débuts, elle consistait principalement à la gestion de la paie. Et il faut bien reconnaître que le traitement de la paie en lui-même n’est pas ce qui est le plus passionnant et productif. En revanche, toute erreur ou tout retard dans cette tâche est préjudiciable pour l’entreprise.
La gestion de la paie vise à collecter et renseigner les informations indispensables à la rémunération des salariés (temps de travail, absences, heures supplémentaires, etc.) et à réaliser les démarches légales inhérentes. Il s’agit d’une tâche complexe où les risques d’erreur sont importants.
Ainsi, utiliser un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), comme Kelio, poplee, sigma ou autres, est un véritable gain de temps pour une entreprise, car il permet d’automatiser les tâches les plus rébarbatives et chronophages. Ainsi, le service RH peut se concentrer sur son cœur de métier et sa mission stratégique. En outre, le SIRH est indispensable pour optimiser et sécuriser la gestion de la paie. On vous explique tout.
La gestion de la paie : le traitement de nombreux critères
La gestion de la paie est une mission complexe dans la mesure où la rémunération d’un salarié varie selon différents critères, notamment déterminés par la grille de rémunération (poste occupé, niveau d’expertise, niveau de responsabilités, ancienneté, etc.), le cadre contractuel, les heures travaillées, les congés, les absences, etc. Tout cela multiplié par le nombre de salariés dans l’entreprise.
Recueillir toutes les informations inhérentes aux salariés pour l’établissement de leur rémunération n’est donc pas une sinécure. À cela s’ajoutent le manque de transparence, les problèmes de communication ou les délais de transmission des informations entre les différents services.
Enfin, la gestion de la paie est soumise à un vaste ensemble d’obligations légales et administratives qui doivent intervenir dans le respect de délais imposés, par exemple, la transmission des informations nécessaires aux administrations et organismes complémentaires (URSSAF, Pôle Emploi, Trésor public, etc.). Il en va de la responsabilité de l’employeur.
La gestion de la paie : les bonnes raisons d’utiliser un SIRH
Cet état des lieux relativement sommaire de la fonction de gestionnaire de paie parle pourtant de lui-même. Cette mission étant essentiellement basée sur la collecte et la transmission de données dématérialisées, l’intérêt d’utiliser un SIRH, un logiciel spécialisé dans le système d’information propre aux ressources humaines, semble alors être une évidence.
Contrairement à un logiciel de paie dédié uniquement à la gestion sociale, le SIRH s’inscrit dans un cadre bien plus vaste : celui de l’entreprise. En effet, la gestion centralisée des informations concerne l’ensemble des données concernant la rémunération des salariés, mais pas seulement ! Tous les pans de la gestion de ressources humaines peuvent être intégrés dans l’outil à l’aide de modules dédiés, mais reliés entre eux (GPEC, recrutement, formation, entretien annuel, etc.).
Comme nous l’évoquions, le SIRH peut être automatisé pour réaliser la plupart des tâches simples (collecte d’information, remplissage automatique, déclarations administratives, etc.), ce qui limite le risque d’erreur et donc une fiabilisation des données.
Enfin, un logiciel SIRH offre une fonction de reporting (tableaux de bord) intéressante pour un pilotage stratégique des ressources humaines de l’entreprise ainsi qu’en termes de vision globale de la politique de rémunération.